ERP یا برنامه ریزی یکپارچه منابع، مجموعه نرم افزاری است کـه بـدنبال یکپارچـه سـازی کلیـه فعالیت های دپارتمان ها و بخش های یک سازمان در قالب یـک سیـستم واحد کامپیوتری می باشد که با حذف تناقضات عملیاتی واحدهای مختلف، سازمانها را به سمت سـاختارهای فراینـدگرا Process Oriented هدایت می کند. به عبارت دیگر، ERP یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر حسابداری بوده که بدنبال شناسائی و برنامه ریـزی منـابع گـسترده شـده در سـازمان میباشد تا آنها را راستای سفارشات مشتری استفاده، تولید و یا انتقال دهد.
سیر تکامل ERP
- دهه های 60 و 70:
نیاز به مکانیزم های کنترل انبار و کاهش زمان تولید با اعمال رویه های برنامه ریزی منجر به ظهور سیستمهای برنامه ریزی مواد موسوم به MRP یا Material .گردید Requirement Planning
- دهه 80:
نیاز واحدهای مالی به اعمال کنترل مستمر بر فرایند تولید و فروش از یکسو و نقش منابع انسانی در محاسبه بهای تمام شده منجر به افزوده شدن این دو بخش و ظهور سیستم برنامه ریزی منابع تولید موسوم به II MRP یا Planning Resource Manufacturing گردید.
- دهه 90:
با فراگیر شدن کامپیوتر در تمامی سازمان و ظهور مفاهیم نوینی همچون JIT نیاز به وارد شدن کلیه واحدهای سازمان به سیستم به شکل جدی مطرح و منجر به ظهور سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP گردید.
- دهه 2000:
تمرکز بر روی کلیه شبکه کسب و کار شامل مشتری، تامین کنندگان،شرکاء، کارکنان و ... سبب ظهور سیستم توسعه یافته ERP موسوم به II ERP گردید.
مزایای نامحسوس استقرار ERP بر سازمان:
- کاهش سطح موجودی انبار:
با اعمال رویه های مدرن برنامه ریزی و نیز زمانبندی بطور متوسط تا 20 %از موجودی انبارها کـاهش و در عین حال سایر هزینه های مرتبط از قبیل انبارداری، معیـوب شدن کالا، بیمه،هزینه رسوب کالا و غیره تا 25 %کاهش می یابد.
- کاهش بهای تمام شده خرید:
اعمال دیسیپلین های تعبیه شـده در خرید کالا به سازمان اجازه میدهد تادر یک محـدوده زمـانی منطقی و برنامه معین با تامین کننده کالا مذاکره شده و کالای بـا کیفیت با قیمت ازپیش توافق شده تهیه گردد که بطـور متوسـط 5 %کاهش هزینه را در پی دارد.
- کاهش هزینه نیروی کار:
با اعمال رویه های مدرن برنامه ریزی تولید عملا از دوباره کاری و نیز اضافه کاری اجتناب شده کـه بطـور متوسـط سـبب 10% کاهش هزینه در این بخش می گردد. در واقـع عـضلات در سـازمان بنحـو موثرتری تحت فرمان مغز قرار می گیرند.
- ارتقاء فروش و سرویس دهی به مشتری:
توسعه همـاهنگی بـین واحـدهای فروش و تولید و کوتاه شدن زمان تحویل و تولید منطبق با سفارش علاوه بر تامین حداقل توقعات مشتری به واحد فروش اجازه میدهد تا بجـای صـرف وقت در عذرخواهی از مشتریان به وظیقه اصلی خود یعنی فروش بپردازد.
- ارتقاء کنترل های حسابداری:
وجود رویه های مدرن وصول عملا منجـر بـه کاهش زمان مطالبات و سهولت گردش نقدینگی شده و با دقت بوجود آمـده در صدور صورت حسابها، کنترل اتوماتیک اعتبار خریداران، اطلاع دقیـق از آخرین وضعیت حساب های مشتریان عملا تا 18 % از زمان وصول را کاهش می دهد.
- ساخت برنامه دقیق زمانبندی تولید مبتنی بر پارامترهای دقیق ظرفیت ایستگاههای کاری، وضعیت نیروی انسانی، میزان موجودی مواد، سفارشات در راه و ... سبب میگردد تا دیگر خبری از بروز شرایط بحرانی نباشد. و برنامه ار حالت حدس و گمان به یک برنامه مبتنی بر واقعیات مبدل گردد.
- برون رفت از شرایط بحرانی تولید به نوبه خود منجر به امکان تمرکز مدیران تولید بر روی برنامه ریزی و مهم تر از آن کیفیت تولیدات می گردد.
- کاهش زمان تحویل و تحویل بموقع سبب ارتقاء اعتماد بنفس واحدهای تولیدی شده که خود می تواند به نوآوری و خلاقیت آنان منجر گردد.
- ایجاد پایگاه داده جامع توسط ERP امکان میدهد تا فرایند تولید به دقت ثبت و نگهداری شده که سبب کاهش وابستگی به برخی پرسنل کلیدی میگردد.
- ایجادتغییرات مستمر در منوی محصولات سازمان و در پاره ای موارد فرایندها بک الزام بنگاه کسب و کار می باشد. پایگاه داده مذکور ابزار پایه مدیریت تغییر بوده که همواره در زمره یکی از پیچیده ترین و دشوارترین فعالیت های مدیران به شمار می آید.
- مشخص بودن برنامه دقیق تولید سبب منطقی شدن رابطه سازمان با تامین کنندگان و افزایش رضایت مندی آنان می گردد.
- عدم نیاز به ورود دوباره (چندباره) اطلاعات که به تبع خود منجر به افزایش چشمگیر دقت، صرفه جویی در زمان ومهم تر از همه اجتناب از ناسازگاری (Inconsistency) در سیستم می گردد.
- امکان محاسبه بهای تمام شده با حداکثر سرعت و دقت.
- امکان شبیه سازی بهای تمام شده با آلترناتیوهای مختلف در حوزه مواد، ساخت و تسهیم هزینه محاسبه دقیق و خودکار انحراف بین هزینه استاندارد و هزینه واقعی.
- اتصال دقیق و خودکار حسابهای دریافتنی و پرداختنی با عملیات واقعی فروش و خرید و در نتیجه واقعی کردن ثبت های حسابداری.
- امکان تنوع مبتنی بر نیاز در گزارشات مالی پشتیبانی موثری برای تصمیم سازان سازمان خواهد بود.
- کاهش زمان تحویل و امکان محاسبه دقیق و سریع قیمت فروش، قدرت مانور قابل ملاحظه ای برای واحد بازاریابی و فروش ایجاد می کند.
- توانمند سازی واحد فروش به پایبندی به تعهدات به مشتریان به سرعت موجب اشتهار سازمان و احتمالا افزایش فروش می گردد.
- فارغ ساختن کارکنان فروش ازصرف زمان جهت توجیه کردن مشتریان در خصوص علل عدم تحویل به موقع و یا تحویل محصول بی کیفیت و غیره به آنان امکان می دهد تا تمرکز خود را روی وظیفه اصلی یعنی بازاریابی و فروش معطوف سازند.
- ERP به کارکنان فروش امکان می دهد تا بتوانند به کمک ابزارهای موجود در آن مبادرت به پیکربندی های مختلف ممکن محصولات بدون نیاز به مهندسین تولید نموده و منوی جذابی برای مشتریان فراهم نمایند. بدون آنکه این پیکربندی ها جنبه غیرواقعی داشته باشد.
- سازگاری اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری
- ارتقاء اعتماد بنفس مدیریت سازمان به لحاظ اطلاع بموقع از چگونگی گردش عملیات سازمان
- سرعت تعامل با بخش های مختلف سازمان با حفظ هماهنگی
- امنیت اطلاعات
- امکان استقرار و بهره مندی سیستمهای تصمیم یار (DSS) که قدرت ریسک پذیری مدیر ارشد سازمان را به شکل قابل توجهی ارتقاء می بخشد.
- اعمال مدیریت کلان بر فرایند به جای درگیر شدن در مقوله وظیفه مندی های انتزاعی.
- تاثیرات مالی
- تاثیر بر روی طراحی محصول و فرایند
- تاثیر بر روی تولید و مدیریت مواد
- تاثیرات فروش
- تاثیرات بر روی نیروی انسانی
- تاثیر بر روی مدیریت سازمان
- تاثیر برروی شرکاء تجاری
- تاثیر بر روی رقبا و بازار